Cách mình quản lý hàng trăm đơn hàng nhập từ Trung Quốc mỗi ngày.
Bạn đã bao giờ rơi vào tình cảnh: Điện thoại báo hàng chục cuộc gọi từ đơn vị vận chuyển, hàng về chất đống giữa nhà mà không biết cái nào của khách nào, cái nào đang tắc biên, cái nào bị shop phát thiếu?
Mình đã từng có những ngày “phát điên” như thế khi công việc kinh doanh bắt đầu phất lên. Từ vài đơn lẻ tẻ, con số vọt lên hàng trăm đơn mỗi ngày. Lúc đó, mình mới thấm thía rằng: Nhập được hàng rẻ là một tài năng, nhưng quản lý được dòng hàng đó chảy về êm đẹp lại là một nghệ thuật. Sau nhiều lần đền tiền cho khách và thức trắng đêm soát vận đơn, mình đã đúc kết được một quy trình quản lý “xương máu” mà bất kỳ dân buôn hàng Trung Quốc nào cũng nên biết.
1. Nỗi ám ảnh mang tên “Quên và Nhầm”
Hồi đầu, mình quản lý mọi thứ bằng… đầu và vài mẩu giấy ghi chú. Kết quả là mình nhầm lẫn tai hại giữa đơn hàng 1688 của khách sỉ và đơn lẻ trên Taobao. Hàng về đến kho Việt Nam mà mình cứ ngẩn người không biết món này của ai vì mã vận đơn (tracking number) lằng nhằng toàn chữ số.
Bài học đầu tiên mình rút ra: Đừng bao giờ tin vào trí nhớ của mình. Khi bạn quản lý hàng trăm đơn, mỗi đơn hàng phải là một dòng dữ liệu sạch sẽ trên máy tính.
2. Bí kíp sử dụng Google Sheets “thần thánh”
Dù hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng trả phí, nhưng mình vẫn trung thành với một bảng Google Sheets được thiết kế riêng. Điểm cộng của nó là miễn phí, đồng bộ thời gian thực và bạn có thể mở nó ra xem ở bất cứ đâu.
Bảng quản lý của mình luôn có các cột quan trọng sau:
- Ngày đặt hàng: Để theo dõi xem shop đã phát hàng chưa.
- Mã vận đơn (Trung Quốc): Đây là “số chứng minh thư” của kiện hàng. Thiếu cái này là coi như mất dấu hàng.
- Tên sản phẩm & Link shop: Phòng trường hợp hàng về sai mẫu còn có bằng chứng khiếu nại.
- Đơn vị vận chuyển: Nếu bạn dùng nhiều kho (Quảng Châu, Bằng Tường), hãy ghi chú rõ.
- Trạng thái: Đang phát hàng – Đã về kho Trung – Đang về VN – Đã nhận.
Hàng ngày, mình dành ra khoảng 30 phút buổi sáng để cập nhật trạng thái các mã vận đơn từ app Taobao/1688 vào bảng này. Việc này giúp mình chủ động báo khách nếu hàng bị chậm, thay vì đợi khách hỏi mới cuống cuồng đi tìm.
3. Quy tắc “Mã vận đơn là chìa khóa”
Có một mẹo cực hay mà mình học được: Khi hàng về đến kho ký gửi của bạn tại Trung Quốc, nhân viên kho sẽ quét mã vận đơn. Bạn nên yêu cầu đơn vị vận chuyển tích hợp hệ thống báo mã về điện thoại hoặc email.
Mỗi khi shop Trung Quốc phát hàng, mình copy ngay mã vận đơn đó vào cột “Mã vận đơn” trên Google Sheets. Khi hàng về đến tay, mình chỉ cần dùng đầu đọc mã vạch (hoặc app trên điện thoại) quét một cái là biết ngay món đó thuộc đơn nào, khách nào. Cảm giác này cực kỳ “highlight” vì nó giúp giảm thiểu 90% thời gian tìm kiếm thủ công.
4. Quản lý khiếu nại – Đừng để mất tiền oan
Nhập hàng Trung Quốc với số lượng lớn, việc shop giao thiếu, giao sai màu hay vỡ hỏng là chuyện… thường ở huyện. Cách mình quản lý việc này là: Luôn có video khui hàng.
Mình dành riêng một thư mục trên Google Drive để lưu video bóc kiện hàng theo ngày. Nếu có vấn đề, mình chỉ cần gửi video đó kèm mã vận đơn cho chủ shop hoặc đơn vị mua hộ. Việc quản lý chặt chẽ hình ảnh/video giúp mình đòi lại tiền (refund) cực nhanh mà không bị shop “cãi” được.
5. Tự động hóa những việc lặp đi lặp lại
Nếu bạn bắt đầu vượt ngưỡng 200-300 đơn/ngày, lời khuyên thật lòng của mình là hãy cân nhắc sử dụng các công cụ extension (tiện ích) đặt hàng. Các công cụ này sẽ tự động lấy dữ liệu từ Taobao và đổ về hệ thống quản lý của bạn. Bạn không cần phải copy – paste từng dòng nữa.
Bên cạnh đó, mình cũng thuê một bạn CTV chuyên trách việc “soát mã”. Bạn ấy sẽ chịu trách nhiệm đối soát giữa hàng thực tế nhận được và danh sách đơn hàng trên máy. Sự phân công này giúp mình rảnh tay để tập trung vào việc tìm kiếm sản phẩm hot trend và tư vấn khách hàng.
6. Tâm lý của một người làm chủ dòng hàng
Quản lý hàng trăm đơn hàng mỗi ngày không chỉ là kỹ thuật, mà còn là giữ cho mình một cái đầu lạnh. Sẽ có những lúc biên tắc, hàng về chậm, khách giục giã… Những lúc đó, nếu bạn có một hệ thống quản lý rõ ràng, bạn sẽ tự tin trả lời khách: “Hàng của chị đang ở kho Bằng Tường, dự kiến 3 ngày nữa về đến Hà Nội”. Sự minh bạch này chính là thứ giữ chân khách hàng trung thành với bạn.
Kết luận: Đơn giản hóa để phát triển hơn
Quản lý hàng trăm đơn Nhập hàng Trung Quốc thực ra không hề đáng sợ như bạn tưởng. Bí mật chỉ nằm ở hai chữ: Kỷ luật. Đừng đợi đến khi hàng chất thành núi mới bắt đầu thống kê. Hãy làm nó ngay từ đơn hàng đầu tiên, từ những dòng Excel đơn giản nhất.
Khi quy trình đã vào guồng, bạn sẽ thấy việc vận hành một shop nghìn đơn cũng nhẹ nhàng như lúc bạn mới bắt đầu vậy. Chúc các bạn sớm “nổ” thật nhiều đơn và có một hệ thống quản lý trơn tru nhé!
